REKISTERISELOSTE
1. Rekisterinpitäjä
SL Yhtiöt Oy (y-tunnus: 2138322-3)
ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvat yhtiöt
Läntinen Rantakatu 7, PL 908
20101 Turku
Puh. 020 7344 890
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
SL Yhtiöt Oy:n lakiyksikkö
Läntinen Rantakatu 7, PL 908
20101 Turku
Puh. 020 7344 894
3. Rekisterin nimi
SL Yhtiöt-konsernin asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm.:
- asiakkaan tietojen ylläpito
- vuokrareskontran ylläpito
- asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
- asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille
- vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä
- vuokrasopimusten päättäminen
Asiakasviestinnän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yritysten markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi ja markkinoinnin kohdentaminen rekisteröityä kiinnostavaksi häntä koskevia tietoja analysoimalla. Lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:
Perustiedot, kuten
- nimi
- henkilötunnus
- yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
- sukupuoli
Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten
- asiakasnumero
- asiakkuuden alkupäivämäärä
- samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
- samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
- rekisteröidyn suostumuksella samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
- tieto kanssahakijan rekisteröidylle antamasta luvasta itseään koskevien tietojen antamiseksi rekisterinpitäjälle
- tieto mahdollisesta edunvalvojasta
- tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta
- luottotiedot
- velkajärjestelytieto
- perintätieto
- asunnon tarvetta koskevat tiedot
- asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot
- vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset
- alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
- reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
- rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
- pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen
- suoramarkkinointiluvat ja kiellot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa vuokra-asuntohakemuslomakkeesta, sähköisistä palveluista, vuokrasopimuksesta sekä asiakaspalvelupuheluista. Tietoja voidaan kerätä rekisteröidyn osallistuessa rekisterinpitäjän järjestämiin markkinointikampanjoihin ja -tapahtumiin.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta,
rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta SL Yhtiöt-konsernin ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi SL Yhtiöt-konsernin puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin.
Mikäli asunnon omistajaksi tulee SL Yhtiöt-konsernin ulkopuolinen taho, voi SL Yhtiöt-konserni luovuttaa asunnon uudelle omistajalle vuokrasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen tietoja voidaan siirtää lainsäädännön sallimalla tavalla rekisterinpitäjän suoramarkkinointirekisteriin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin.
8. Rekisterin suojaus
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.
9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.